Datenschutzhinweise und Information zum Widerspruchsrecht

Datenschutzhinweise für Kunden und Geschäftspartner, deren Vertretungsberechtige und Bevollmächtigte sowie anderen mit unseren Kunden oder Geschäftspartnern verbundene Personen sowie Interessenten

Zuletzt geändert: Juni 2023

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen.

English Version

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1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

HSBC Transaction Services GmbH
Hansaallee 3
40549 Düsseldorf
Telefon: 0211 910-0
E-Mail-Adresse: htng.datenschutz@hsbc.de

Sie erreichen unsere/n Datenschutzbeauftragte/n unter:

HSBC Continental Europe S.A, Germany
Datenschutzbeauftragte/r
Hansaallee 3
40549 Düsseldorf

Telefon: 0211 910-2006
E-Mail-Adresse: datenschutz@hsbc.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung oder im Rahmen der Geschäftsanbahnung von unseren Kunden und Geschäftspartnern, deren Vertretungsberechtigten, Bevollmächtigten und anderen mit den Kunden bzw. Geschäftspartnern verbundenen Personen sowie Interessenten erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen der HSBC-Gruppe oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (z.B. Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftprobe). Darüber hinaus können dies auch Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Daten für steuerliche Zwecke, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Besuchsprotokolle) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Verarbeitungszweck) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) erfolgt zur Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartner oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

- Bedarfsanalyse zwecks direkter Kunden- oder Interessentenansprache,
- Werbung soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. für die Aufnahme eines Telefongespräches oder die Ansprache durch einen Interessenten als Referenz) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Geldwäschegesetz (GwG), Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken in der HSBC Transaction Services GmbH und im HSBC-Konzern.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der HSBC Transaction Services GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vorvertraglichen, vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. An Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur soweit dies rechtlich zulässig ist, vgl. Art. 6 DSGVO. So können Ihre personenbezogenen Daten, soweit für die unter Ziffer 3 dieser Datenschutzhinweise genannten Zwecke erforderlich, an Dienstleister weitergegeben werden. Unsere Dienstleister sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Prüfer (z.B. Wirtschaftsprüfer Revision), Beratung (wie Rechts- und Steuerberatung) und Consulting sowie Vertrieb und Marketing. Wir haben mit allen Dienstleistern detaillierte vertragliche Regelungen zum Schutz der zu verarbeitenden Daten getroffen.

Darüber hinaus sind unsere Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Weiterhin erfolgt eine Datenweitergabe an Dritte, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
- andere Unternehmen im HSBC-Konzern zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die unter Ziffer 4 genannten Datenempfänger haben ihren Sitz sowohl innerhalb als auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit:

- die Europäische Kommission beschlossen hat, dass das betreffende Drittland oder ein Gebiet oder ein oder mehrere spezifische Sektoren in diesem Drittland ein angemessenes Schutzniveau bieten,

wir, bei Ländern, die nicht Gegenstand eines solchen Angemessenheitsbeschlusses sind, geeignete Vorkehrungen im Sinne der DSGVO zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben (z.B. indem beide an der Übermittlung beteiligten Parteien Standarddatenschutzklauseln, die von der Europäischen Kommission erlassen wurden, vereinbart und angemessene Sicherheitsmaßnahmen (wie z. B. Datenverschlüsselung, Pseudonymisierung) getroffen haben); oder Vorstehendes nicht gilt, wir aber dennoch in rechtlich zulässiger Weise die Daten übermitteln dürfen, zum Beispiel, wenn die Übermittlung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei steuerrechtlichen Meldepflichten), oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Angaben zu den im Einzelfall vorhandenen Schutzmaßnahmen, die wir in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten getroffen haben, sowie ggf. eine Kopie der von uns vereinbarten Standarddatenschutzklauseln, können Sie anfordern über: datenschutz@hsbc.de.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und das GwG. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat nach Maßgabe der allgemeinen Verfahrensvorschriften des Artikels 12 der DSGVO das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Betroffene Personen können unseren Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO).

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung anhand eines Ausweisdokumentes zu identifizieren und dabei Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Ausweisdaten zu erheben und festzuhalten. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns nach dem Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

9. In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

10. Inwieweit werden meine Daten für ein Profiling genutzt?

Wir nutzen Ihre Daten nicht für ein Profiling.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

HSBC Continental Europe S.A., Germany
Datenschutzbeauftragte/r
Hansaallee 3
40549 Düsseldorf

Telefon: 0211 910-2006
E-Mail-Adresse: datenschutz@hsbc.de